Baza legala pentru efectuarea rambursarilor de TVA este PROCEDURA DE SOLUTIONARE din 22 februarie 2010 a deconturilor cu sume negative de taxa pe valoarea adaugata cu optiune de rambursare, aprobata prin OMFP 263/2010, publicat in MO 131 / 26.02.2010, modificat si completat de OMFP 2017/2011.
In aceste proceduri sint detaliate aspectele legate de rambursarea TVA solicitata prin depunerea deconturilor cu suma negativa cu optiune de rambursare.
Tot aici, la Capitolul II – Sectiunea A, sint prezentate categoriile de contribuabili in functie de riscul de care il prezinta, clasificat dupa suma solicitata la rambursare.
Termenul de 45 de zile pentru solutionarea cererilor contribuabilului este mentionat la art. 70 din Codul de procedura fiscala.
Din practica rambursarilor de TVA pot sa va recomand ca daca in termenul legal de 45 de zile nu ati primit nici un raspuns la cererea depusa, sa contactati dvs Administratia financiara de care apartineti si sa-i rugati sa va spuna in ce stadiu se afla cererea depusa de dvs (decontul cu rambursare). Numai cei de la administratie pot sa va dea un raspuns fata de stadiul in care se afla solutionarea decontului si daca si cind vor veni in control – in functie de gradul de risc al societatii stabilit conform procedurii mentionate mai sus.
De asemenea, in cazul in care controlul va fi ulterior, va vor informa asupra documententelor care trebuie prezentate.
Ca documente ce trebuie pregatite amintim:
– balantele analitice din lunile / luna din care provine suma de TVA solicitata la rambursare;
– balanta si decontul de TVA din perioada imediat urmatoare depunerii decontului cu optiunea de rambursare din care sa rezulte faptul ca nu ati preluat in acest decont suma solicitata la rambursare;
– jurnalele de vinzari si de cumparari din perioada aferenta TVA solicitat la rambursare;
– contractele valabile si situatiile de lucrari / devize, dupa caz, semnate de ambele parti care au stat la baza facturilor de pe care s-a dedus TVA, pentru justificarea deducerii acestuia;
– contractele, alte documente incheiate cu beneficiarii dvs din care sa rezulte modul corect de emitere, de catre dvs, a facturilor si implicit modul si perioada corecta de colectare a TVA;
– daca ati dedus TVA din facturi de chirie imobil, sa aveti copie de pe notificarea pentru taxarea chiriei depusa de firma care o factureaza;
– documentul din care rezulta calitatea de reprezentant al societatii pentru persoana care reprezinta societatea – pentru administrator: actul constitutiv sau ultima modificare de la Registrul Comertului (AGA si cererea de mentiuni eliberata de ONRC);
– toate documentele justificative sa fie corect si complet intocmite;
– declaratii / deconturi depuse pentru perioadele fiscale / perioada fiscala pentru care s-a solicitat rambursarea TVA;
– documentele justificative (facturi, bonurile de combustibil) pe baza carora s-a colectat / s-a dedus TVA-ul din deconturile depuse si care au generat TVA de recuperat sa fie aranjate cronologic si in ordinea in care acestea apar in jurnalele de TVA aferente fecarei luni;
– dosarul preturilor de transfer – in cazul in care au avut loc operatiuni intre persoane afiliate pentru perioada solicitat la rambursare.
Recomandat este sa le solicitati inspectorilor care vor efectua controlul daca doresc anumite documente sa fie traduse (in cazul in care aveti documente emise intr-o alta limba decat romana);
La debutul controlului este recomandat sa le oferiti inspectorilor informatii cit mai clare si detaliate asupra activitatii desfasurate de societate, asupra ciclului de productie, astfel incit inspectorii sa se familiarizeze cu acestea.
Inainte de control sau chiar inainte de a lua legatura cu administratia financiara, ar fi bine sa verificati toate declaratiile / deconturile depuse cel putin pentru perioada din care a rezultat TVA de recuperat si daca se constata ca anumite declaratii necesita rectificari, sa depuneti rectificativele respective.
Contfin Glob-contabilul tau online! 
